Politique relative à la protection des renseignements personnels et à la confidentialité

Conformément à la législation en vigueur, OROKOM a adopté une politique visant les renseignements personnels, les documents électroniques et la confidentialité des informations qu’elle obtient dans le cadre de ses opérations. La présente politique fait état de la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons et transmettons les renseignements que vous nous fournissez dans le cadre des opérations d’OROKOM.

Dans le cadre de ses activités, OROKOM collecte, utilise et traite des renseignements personnels concernant diverses parties prenantes (employé·e, clientèle et collaborateur·rice) afin de réaliser sa prestation de services. En fonction de la nature des renseignements recueillis, le lieu de leur conservation, l’accessibilité à ces informations et les mesures de protection de l’information mises en place pour s’assurer de leur protection sont spécifiés dans l’inventaire des renseignements personnels.

OROKOM est responsable des renseignements personnels qu’elle détient. L’organisation met en œuvre des politiques et des pratiques pour assurer leur protection, de la collecte à leur destruction, en passant par leur conservation. Pour ce faire, l’organisation a développé un processus de gestion de renseignements personnels suivi par l’ensemble des membres de l’équipe. Pour y accéder, cliquez ici.

La présente politique vise à énoncer les méthodes et moyens mis en place par OROKOM pour respecter le cadre législatif applicable aux renseignements personnels et à la confidentialité des informations qu’elle obtient de la part de ses employé·es, client·es et partenaires.

Cette politique s’applique à l’ensemble du personnel d’OROKOM, quel que soit son poste. Il est attendu que toute personne associée à OROKOM (collègues, clientèle, partenaires d’affaires, etc.) porte autant de soin qu’OROKOM à la protection des renseignements personnels acquis dans le cadre des mandats qui lui sont dévolus ainsi que dans le cadre de la gestion administrative courante de ses activités.

La politique s’applique à tous les renseignements personnels détenus par l’organisation, incluant ceux dont la conservation est assurée par un tiers, quel que soit le support sur lequel ils sont conservés, et ce, de leur collecte à leur destruction.

Lorsque vous naviguez sur notre site internet, remplissez un formulaire ou envoyez un courriel à notre équipe, il se peut que nous recueillions des renseignements qui peuvent vous identifier personnellement. Les renseignements personnels sont aussi collectés au cours de la prestation de services offerte par OROKOM.

Dans le cadre de nos activités et de la prestation de nos services, nous collectons, utilisons et traitons différents types de renseignements personnels, notamment :

• Des coordonnées, comme un nom, une adresse postale, une adresse électronique et un numéro de téléphone;

• Des renseignements financiers, des renseignements relatifs à la facturation, des renseignements relatifs à votre institution financière;

• Des renseignements relatifs à votre vie privée, concernant notamment des événements vous impliquant;

• Si vous postulez à un emploi chez OROKOM, votre curriculum vitae, le nom de vos anciens employeurs et les institutions que vous avez fréquentées,

• Dans le cadre de la prestation de nos services, des renseignements relatifs à vos croyances ou des caractéristiques qui vous sont propres (comme le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, la race, l’origine ethnique, la religion etc.);

• Des documents officiels permettant de vous identifier (permis de conduire, passeport ou autre preuve officielle d’identité, par exemple);

• Tout autre renseignement personnel fourni.

Lorsque vous fournissez des renseignements personnels, nous vous en informons préalablement et vous consentez par la suite à ce qu’ils puissent être utilisés aux fins mentionnées ci-dessous et à ce que OROKOM soit la détentrice autorisée de ces renseignements.

Nous pouvons aussi recueillir des renseignements qui ne peuvent pas vous identifier personnellement, notamment l’heure et la date de votre visite, l’adresse de protocole Internet (adresse IP) de votre ordinateur, le lien à partir duquel vous accédez à notre site internet, les pages que vous visitez, ainsi que le type de navigateur et le système d’exploitation que vous utilisez.

Nous pouvons également utiliser des témoins (cookies), lesquels sont des éléments d’information que notre serveur stocke sur le disque dur de votre ordinateur par l’intermédiaire de votre navigateur. Vous pouvez désactiver les témoins en réglant adéquatement les paramètres de votre navigateur. En particulier, nous utilisons des témoins qui permettent :

• de gérer l’authentification des utilisateur·rices;

• de mesurer les statistiques de notre site internet et de définir l’auditoire et le public cible;

• d’améliorer votre expérience de navigation;

• d’enregistrer vos préférences.

Lorsque nous collectons des renseignements personnels, nous demandons votre consentement par divers moyens, par exemple en remplissant un formulaire, en cliquant sur une autorisation de façon électronique ou par tout autre moyen nous assurant que vous donniez un consentement éclairé à nous transmettre de tels renseignements.

Nous comprenons que lorsque vous nous transmettez de tels renseignements, vous consentez à leur utilisation selon les termes de la présente Politique.

Par ailleurs, lorsque nous communiquons avec vous ou que vous communiquez avec nous dans le cadre de la réalisation d’un mandat professionnel que vous nous aviez confié, nous présumons alors que vous consentez à nous transmettre des renseignements personnels vous concernant aux fins de la réalisation de ce mandat.

Toute action qui se rapporte à une inscription ou à un formulaire de contact nécessite la transmission volontaire de vos renseignements personnels. Lorsque ces renseignements sont obligatoires au traitement de votre demande, vous êtes avisé directement sur le formulaire à remplir.

Vous pouvez retirer votre consentement. À cet égard, nous vous référons à la section droit au retrait du consentement ci-bas.

La consultation du Site ne nécessite pas d’inscription ni d’identification préalable. Elle peut s’effectuer sans que vous ne communiquiez de données nominatives vous concernant (nom, prénom, adresse, etc.). Nous ne procédons à aucun enregistrement de données nominatives pour la simple consultation du Site.

Dans le cadre de l'utilisation du Site, les catégories de données suivantes concernant ses Utilisateur·rices sont susceptibles d’être collectées :

• Nom

• Adresse courriel

• Numéro de téléphone

• Données de connexion (adresses IP, journaux d’événements…)

Ces informations seront traitées dans le cadre de demandes faites par l'Utilisateur·rice au moyen du formulaire de contact et seront exploitées strictement dans le cadre de cette demande et de la relation commerciale qui pourrait s'en suivre.

Certaines des données techniques de votre appareil sont collectées automatiquement par le Site par l’intermédiaire de témoins (cookies). Ces informations incluent notamment votre adresse IP, fournisseur d’accès à Internet, configuration matérielle, configuration logicielle, type et langue du navigateur. La collecte de ces données est nécessaire à la fourniture des services.

Certaines données techniques de votre appareil peuvent être utilisées à des fins statistiques. Ces informations nous aident à personnaliser et à améliorer continuellement votre expérience sur notre Site. Nous ne collectons ni ne conservons aucune donnée nominative (nom, prénom, adresse, etc.) éventuellement attachée à une donnée technique. Les statistiques démographiques sur nos visiteur·rice·s (pays d’appartenance, langue de correspondance, etc.) et leurs habitudes de navigation (pages consultées, durée de consultation, etc.) sont également considérées comme des renseignements personnels et sont recueillies à des fins statistiques. Les données collectées ne sont pas susceptibles d’être revendues à des tiers.

Les données techniques sont conservées pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités mentionnées dans la présente politique.

L'Utilisateur·rice peut demander l'accès, la modification ou la suppression de ces données à tout instant via le formulaire de contact du Site ou en contactant la Responsable de traitement à l'adresse courriel renseignée ci-dessus.

OROKOM utilise l’outil d’analyse d’audience MATOMO pour obtenir des statistiques démographiques sur ses visiteur·rices et des statistiques sur leurs habitudes de navigation. Nous pouvons également nous servir de ces données pour mieux comprendre leur comportement ou améliorer la structure de notre site web. De plus, MATOMO nous permet d’établir le profil de notre audience actuelle ou potentielle de façon à améliorer notre offre de produits et services. Pour collecter des renseignements anonymes et produire des rapports de statistiques, MATOMO peut utiliser des témoins, mais sans vous identifier personnellement.

Le site peut intégrer des fichiers vidéos et audios de services tiers (Youtube, Vimeo, Soundcloud...) permettant à l'Utilisateur·rice de les visionner directement sur le site.

Des fichiers cookies de ces services tiers sont par conséquent susceptibles d’être stockés sur l’ordinateur de l’Utilisateur·rice. Nous portons à l'attention de l’Utilisateur·rice que ces sites disposent de politiques de confidentialité propres et de conditions générales d’utilisation possiblement différentes de celles du présent site. Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité et les conditions générales d’utilisation de ces sites.

Un bouton s'affichera avant la première consultation d'une vidéo pour vous demander votre consentement; une fois donné, vous pourrez le retirer en cliquant sur le bouton ci-après.

Nous utilisons vos renseignements personnels conformément à la législation présentement en vigueur au Québec eu égard à la protection des renseignements personnels, et aux seules fins mentionnées dans cette Politique.

OROKOM n’utilise et divulgue vos renseignements personnels que lorsqu’elle a obtenu votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi. Ces renseignements personnels sont utilisés pour communiquer avec vous, vous fournir les services ou les renseignements que vous avez demandés ou vous transmettre des informations susceptibles de vous intéresser.

Aucune information n’est vendue, diffusée, échangée ou communiquée à des tiers à moins que la loi l’exige ou que vous donniez votre consentement, et sauf les cas mentionnés à la présente Politique.

Vos renseignements personnels sont ainsi uniquement utilisés pour :

• Communiquer avec vous par courrier électronique, téléphone, message texte ou autres formes équivalentes de communication électronique ou sous forme de communications informatives liées aux fonctionnalités, produits ou services, y compris les mises à jour de logiciels ou de sécurité, lorsque cela est nécessaire ou raisonnable pour leur mise en œuvre;

• Pour effectuer des paiements et procéder à la facturation, ces renseignements étant ensuite communiqués à nos prestataires de services financiers, le cas échéant;

• Personnaliser automatiquement vos documents avec vos coordonnées ou renseignements personnels.

Tous les renseignements personnels que nous recueillons, quels qu’ils soient, sont confidentiels et le resteront. Aucune information n’est transmise à une personne qui n’agit pas comme employé·e, mandataire, sous-traitant·e, entrepreneur·e, prestataire de services, pour ne nommer que ceux-là, pour le compte d’OROKOM, sauf si la loi nous y oblige.

Nous partageons vos renseignements personnels avec certains tiers de confiance, dont :

• Des tiers fournisseurs qui offrent des services informatiques et internet, des services financiers et d’autres services ainsi que nos partenaires de confiance. Nous fournissons seulement les renseignements nécessaires pour l’exécution de leur mandat et nous nous assurons qu’ils prennent les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité des renseignements qui leur sont transmis;

• Des organismes gouvernementaux, règlementaires ou chargés d’appliquer la loi;

• Nos conseiller·ère·s professionnel·les, lorsque des renseignements personnels doivent leur être partagés pour la réalisation d’un mandat spécifique qui leur est confié.

Ce faisant, vos renseignements personnels sont stockés dans nos bases de données (y compris par stockage local), les bases de données d’entreprises affiliées ou les bases de données gérées par des tiers fournisseurs de services. Ces fournisseurs sont situés au Canada et peuvent aussi être situés à l’étranger, y compris en France et aux États-Unis. Ces données seront automatiquement transférées vers ces bases de données, en conformité avec la législation applicable. En naviguant sur notre site internet, vous consentez à de tels transferts transfrontaliers de renseignements personnels en France, aux États-Unis et dans d’autres territoires.

Nous nous efforçons de veiller à ce que les renseignements personnels que nous transmettons au Canada et hors du Canada, via nos partenaires, soient adéquatement protégés. Nous veillons à ce que nos partenaires utilisent des mécanismes de protection de confidentialité et de sécurité au moins aussi performants et sécuritaires que ceux que nous utilisons.

En tant qu’utilisateur·rice ou client·e, vous disposez d’un droit d’accès, de portabilité, de rectification ou d’effacement de vos renseignements personnels, ainsi que d’un droit de retrait du consentement à certains traitements desdits renseignements. Si certains de ces droits s’appliquent de manière générale, d’autres ne s’appliquent que dans certaines circonstances bien précises. Ces droits se décrivent comme suit :

a) Droit d’accès aux renseignements personnels

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels, d’obtenir une copie des renseignements personnels que nous traitons et d’obtenir des informations sur le traitement interne des renseignements personnels que nous réalisons. Dans le cas où vous demandez à connaître les renseignements personnels que nous traitons, nous vous fournirons gratuitement les informations suivantes : les objectifs du traitement, les catégories de renseignements personnels traitées, les catégories de personnes qui ont accès à vos renseignements personnels, le ou les destinataires des renseignements personnels, la durée de conservation des renseignements personnels et des informations sur les transferts de données.

Chaque demande faite à cet égard doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse suivante : info@orokom.com. Vous avez le droit d’obtenir de notre part la confirmation que vos renseignements personnels sont traités ou non et, le cas échéant, l’accès à vos renseignements personnels. Le responsable du traitement vous fournira une copie des renseignements personnels traités et ce, dans un délai raisonnable.

b) Droit à la portabilité des renseignements personnels

Vous avez le droit de recevoir vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par ordinateur. Chaque demande faite à cet égard doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse suivante : info@orokom.com.

Nous déploierons tous les efforts nécessaires pour donner suite à votre demande, étant toutefois entendu que des difficultés pratiques sérieuses pourraient limiter notre capacité à y donner suite.

c) Droit de rectification

Vous avez le droit, si nécessaire, de faire modifier, supprimer ou restreindre vos renseignements personnels. Chaque demande faite à cet effet doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse suivante : info@orokom.com.

Veuillez noter que nous pouvons rectifier, reconstruire ou supprimer des renseignements incomplets ou inexacts à tout moment, à notre propre discrétion. Vous avez le droit d’obtenir de notre part, dans un délai raisonnable, la rectification de renseignements personnels inexacts. Vous avez le droit, en tenant compte des finalités du traitement, de compléter des renseignements personnels incomplets, notamment en nous fournissant une déclaration supplémentaire à cet égard.

d) Droit au retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels à tout moment. Dans ce cas, s’il n’y a pas d’intérêt légitime prépondérant à poursuivre le traitement de vos renseignements personnels (par exemple pour respecter nos obligations juridiques, résoudre des litiges, mettre en œuvre nos accords, etc.) et que lesdits renseignements personnels ne sont plus nécessaires à la finalité initialement poursuivie, nous supprimerons vos renseignements personnels.

Chaque demande faite à cet égard doit être accompagnée de tout détail pertinent, notamment vos coordonnées complètes, et soumise par courrier électronique à l’adresse suivante : info@orokom.com. En outre, vous avez le droit d’obtenir de notre part la suppression de vos renseignements et nous nous engageons à supprimer vos renseignements personnels dans un délai raisonnable. Vos données d’utilisateur·rice seront supprimées dans un délai raisonnable suivant la fermeture de votre compte. Toutefois, le retrait de votre consentement pourrait mettre fin à notre prestation de services ou de biens dans les cas où nous ne sommes plus en mesure d’accomplir adéquatement notre mandat. Enfin, vous reconnaissez que certains renseignements personnels fournis dans le cadre d’une prestation de services ou de biens doivent être conservés au dossier, en respect de la législation applicable.

e) Droit de refus

Vous pouvez nous demander de ne pas vous envoyer de communications commerciales et de ne pas utiliser vos renseignements personnels lorsque nous effectuons un profilage à des fins de marketing direct. Vous pouvez refuser de recevoir des bulletins d’information électroniques et d’autres communications commerciales en suivant les instructions de refus qui vous sont fournies dans ces courriels ou en envoyant une demande à cet égard à l’adresse suivante : info@orokom.com. Prenez note que les messages relatifs aux comptes transactionnels ne seront pas affectés et ce, même si vous refusez nos communications commerciales.

Nous conservons les renseignements aussi longtemps qu’il est nécessaire pour fournir les services demandés par nos client·es et d’autres parties, résoudre les litiges et mettre en œuvre nos accords et ce, sous réserve de toute obligation juridique de conserver plus longuement ces informations. Les renseignements associés à votre compte sont généralement conservés jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires à la prestation de nos services ou jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer ou que votre compte soit supprimé, selon la première éventualité. Ils sont ensuite détruits de façon sécuritaire.

OROKOM s’engage à communiquer la méthode utilisée pour conserver ces informations de façon sécuritaire et à expliciter la durée de leur conservation, de même que le moyen de destruction qui sera employé une fois leur utilisation complétée ou lorsque de la période de conservation arrivera à échéance. Pour ce faire, les membres de l’équipe d’OROKOM appliqueront un protocole de destruction de renseignements personnels.

Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment en envoyant une demande à cet égard à l’adresse suivante : info@orokom.com. Si vous ne supprimez pas votre compte, nous pouvons conserver et utiliser certains renseignements personnels pendant une période raisonnable, notamment pour poursuivre des intérêts commerciaux légitimes, résoudre des litiges, effectuer des audits ou nous conformer à des obligations juridiques. En outre, nous pouvons conserver les renseignements des comptes supprimés afin de nous conformer à la loi, empêcher la fraude, résoudre des litiges, régler des problèmes, aider aux enquêtes et prendre d’autres mesures autorisées par la loi. Les renseignements que nous conservons seront traités conformément à la présente Politique.

OROKOM prend les mesures raisonnables de sécurité nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle recueille, utilise, communique, conserve ou détruit, compte tenu, notamment, de la sensibilité des renseignements, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. À l'aide d'accès restreint, d'une plateforme infonuagique sécurisé et encryptée, OROKOM s'assure de limiter les incidents de confidentialités possible. Des mesures adaptées aux types de renseignements sont détaillées dans l’inventaire des renseignements personnels.

OROKOM rend accessibles ses politiques et ses procédures concernant sa gestion des renseignements personnels, disponible en tout temps sur www.orokom.com ou encore sur demande à l'adresse suivante : info@orokom.com.

Si vous avez une plainte à formuler concernant l’application de la présente Politique, vous pouvez la transmettre par écrit à l’adresse suivante : info@orokom.com en vous adressant au responsable de la protection des renseignements personnels indiqué ci-dessous. Une telle plainte sera traitée conformément à la législation présentement en vigueur.

Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications à la présente Politique en tout temps. Nous vous invitons donc à consulter fréquemment cette Politique.

Si OROKOM a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’elle détient, elle prendra les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. Si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, elle doit, avec diligence, aviser la Commission d’accès à l’information. Elle doit également aviser toute personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident. OROKOM ne partagera pas la nature de l'incident à la seule exception suivante : si la personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident est susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou par un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois. Un règlement du gouvernement peut déterminer le contenu et les modalités des avis prévus.

OROKOM peut aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque, en ne lui communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de la personne concernée. Dans ce dernier cas, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit enregistrer la communication avec un de ces tiers.

En cas d’incident, OROKOM s'engage à suivre le protocole d’incident de sécurité et documenter l’incident à l’aide du registre des incidents, tous deux explicités au préalable. Pour connaître le protocole d'incident de sécurité et le processus qui s'y rattache, veuillez en faire la demande à info@orokom.com.

Madame Catherine Lamontagne, Présidente et stratège, est responsable de la protection des renseignements personnels chez OROKOM.

Vous pouvez la joindre par courriel à l’adresse suivante : info@orokom.com, par la poste au 1403 rue Shefford à Bromont (Québec) ou par téléphone au 450-578-0878.

Si vous avez des questions ou des commentaires, ou si vous souhaitez en savoir plus à propos de notre Politique, nous vous invitons à nous faire parvenir un courriel à l’adresse suivante info@orokom.ca.

Dernière mise à jour : Septembre 2023