Communiquer comme des pros à petit prix

La plupart de nos client·e·s sont des organismes à but non lucratif ou des entreprises qui, à défaut d’avoir un gros budget dédié aux communications, doivent faire preuve de créativité pour se faire connaître, se faire aimer ou faire agir.

Voici trois pratiques simples et abordables qui rendront vos communications ultra professionnelles.

Vous savez que la communication ne se limite pas à ce que l’on dit : tout élément verbal et non verbal transmet un message. La première étape consiste donc à définir une ligne directrice qui contribuera à l’affirmation progressive de votre identité, de votre culture d’entreprise et de votre image de marque.

• Quelles sont ses valeurs?

• Quelle est sa manière de communiquer?

• Comment souhaitez-vous que les gens se sentent quand ils communiquent avec vous?

• Si la marque était une personne, comment la décririez-vous (caractère, âge, entourage, etc.)?

Pour vous aider, je vous partage ce visuel adapté de la roue des archétypes de marque de Map and Fire. Il présente les différents traits que peut prendre votre marque et établit un lien avec ses principales caractéristiques.

Une fois que vous aurez établi l’identité de marque, vous serez en mesure d’adapter vos communications en conséquence et, notamment, de définir :

• le ton : familier, professionnel, formel;

• la forme : papier/numérique, avec/sans visuels, avec/sans émoticones, etc.;

• le contenu : court/long, vulgarisé ou non, épicène ou non, axé sur les humains/la technologie, etc.

C’est une façon de transmettre un message avant même de dire ou d’écrire quoi que ce soit. L’un des exemples que je préfère est celui du choix des couleurs selon leur signification. Prenons l’exemple d’OROKOM : le rouge orangé traduit à la fois l’optimisme, la liberté, le leadership et la passion, des valeurs qui se trouvent encrées dans la réalité et le pragmatisme par l’utilisation du gris anthracite.

Internet regorge de visuels décrivant la signification des couleurs en marketing, comme celui présenté par l’agence française 1min30.

Les lignes directrices de l’image de marque, aussi appelées normes graphiques, précisent habituellement les éléments suivants : 

• Logo : composantes et versions, déclinaisons colorimétriques, langue, espace de protection, etc..

• Les couleurs principales et complémentaires, avec leur nom et leurs codes couleur : Pantone pour la peinture, CMYK pour l’impression, RVB et HTML pour un usage numérique. Il existe une panoplie d’outils de conversion gratuits.

• Les typographies (polices de caractère) imprimées et numériques. Il existe différentes familles de police, chacune traduisant des caractéristiques particulières comme l’illustre Mélanie de Coster dans son article sur Graphiste :

  • Avec sérif ou à empattement : tradition, respectabilité, sérieux (Times New Roman, Garamond);

  • Sans sérif : modernisme, caractère épuré (Arial, Helvetica);

  • Cursives (écriture à la main) : sentiments, créativité (Edwardian Script);

  • Fantaisistes ou décoratives : à privilégier pour les titres (Broadway);

  • Monopace ou à largeur fixe : force et clarté (Futura, Courier New).

Bon à savoir : vous pouvez trouver des typographies gratuites sur Dafont.com pour un usage non commercial et sur ce blogue pour un usage commercial.

• Une proposition de mise en forme pour les différents niveaux de titre :

Ces lignes directrices peuvent tenir sur une page. Elles vous serviront d’aide-mémoire par la suite. Toute cette étape nécessite seulement de la réflexion!

Il n’y a pas de formule magique : il faut uniquement faire preuve de rigueur. Appliquer systématiquement les lignes directrices établies à l’étape précédente permet d’une part d’augmenter la cohérence entre l’image voulue et l’image perçue, d’autre part d’utiliser les éléments listés plus haut comme autant de rappels de votre identité dans différents contextes : signature courriel, site internet, visite votre site web, publication LinkedIn, conversation téléphonique, dépliant promotionnel, etc.

Cette application systématique de l’identité suppose de connaître les points de contact avec l’externe. Les plus courants sont les suivants :

• Factures, bons de commande et autres documents liés à la comptabilité;

• Documents administratifs (lettres, documents de travail, politiques, procédures, guide de l’employé, etc.). Bon à savoir : Word vous permet de créer des modèles personnalisés;

• Outils promotionnels (présentation PPT, tract, dépliant, site internet, bannières, etc.). Bon à savoir : PowerPoint permet de personnaliser vos présentations à l’aide des masques;

• Outils d’information ou de relations publiques (communiqué, rapport annuel, etc.);

• Réseaux sociaux;

• Courriels, infolettres et autres envois de masse ou automatisés.

On ne souhaite pas se compliquer la vie mais plutôt uniformiser l’identité de la marque et refléter la personnalité de votre organisation. Vous verrez : les ajustements initiaux se transformeront rapidement en réflexe! Notre petit truc : prendre le temps de créer des gabarits, que vous mettrez à la disposition de votre équipe.

Comment procéder pour intégrer plus de visuels avec un résultat professionnel, le tout gratuitement? Voici quelques pistes :

Canva pour concevoir des visuels facilement

Cet outil vous permet de produire des visuels professionnels avec un minimum de connaissances en édition visuelle. La version gratuite vous donne accès à une variété de formats prédéfinis, comme celui d’une publication Facebook, et comprend une banque d’images libres de droits. 

Flaticon pour enrichir votre banque d’icônes

La version gratuite vous donne accès à plusieurs icônes à l’unité. En étant abonné à leur infolettre, vous recevrez régulièrement des collections d’icônes thématiques à télécharger gratuitement pendant 24 h.

Pexels et Unsplash pour accéder à des photos de qualité

Deux banques d’images qui vous permettent d’illustrer bon nombre de thématiques tout à fait gratuitement. Attention cependant à donner adéquatement le crédit aux auteurs.

Il existe bon nombre de modèles gratuits ou à petit prix pour vous aider à professionnaliser vos outils de communication :

• Le site Venngage, par exemple, répertorie 56 modèles de rapport annuel à personnaliser;

• Office offre aussi une panoplie de modèles pour chacun de ses outils;

• Enfin, Smile Template FR propose une banque exhaustive de modèles gratuits ou payants par type de logiciel d’édition, allant des outils spécialisés comme Indesign aux plus communs comme Word.

Établir les lignes directrices de votre identité organisationnelle nécessitera avant tout de la réflexion, tandis que leur application requerra de la rigueur. Pour le reste, ajouter une touche de WOW à vos communications sera maintenant plus facile grâce aux quelques trucs que nous avons partagés avec vous!

Cet article a été rédigé par Catherine Lamontagne.