Choisir une solution numérique adaptée à ses besoins
Vous est-il déjà arrivé de lancer un appel à tous sur votre réseau social préféré afin de trouver une solution numérique qui réponde à vos besoins? Inondé·e·s de suggestions, il faut bien faire un choix, mais laquelle choisir et pourquoi? Pour illustrer notre propos, nous prendrons l’exemple de l’outil d’envoi de masse par courriel.
1. Clarifier ses besoins
Pourquoi souhaitez-vous vous doter d’un outil d’envoi de masse? Voici une série de questions à vous poser pour clarifier vos besoins :
À quelles fins souhaitez-vous utiliser cet outil? Ex. : information ponctuelle, séquence d’information définie, prospection, engagement, etc.
Combien de contacts avez-vous en ce moment? Combien souhaitez-vous en acquérir à terme?
Quelles sont les informations minimales que vous souhaitez recueillir sur vos contacts?
Souhaitez-vous personnaliser vos envois? Si oui, dans quelle mesure?
Comment comptez-vous alimenter votre liste de contacts? Ex. : via les réseaux sociaux, votre site internet, un formulaire, etc.
Qui utilisera l’outil? Une ou plusieurs personnes?
Quel est leur maîtrise du numérique en général et de l’édition d’image en particulier?
Combien d’envois prévoyez-vous faire? À quelle fréquence?
Quels types de contenu souhaitez-vous partager (textes, images, vidéos)?
Dans quelle langue souhaitez-vous rédiger vos communications?
Souhaitez-vous automatiser certains envois? Si oui, lesquels? Ex. : ponctuel comme une confirmation d’adhésion, séquentiel comme une infolettre, etc.
À quels autres logiciels souhaitez-vous connecter votre outil d’envoi de masse? Ex. : logiciel de gestion de la relation client, logiciel de gestion de projet, etc.
Quelles sont les lois applicables à votre juridiction? Ex. : au Québec, la Loi C-28 encadre ce type d’envoi.
Quels sont les conditions imposées par les politiques d’achat de votre organisation?
Quel est votre budget?
Prévoyez-vous faire des sauvegardes de vos modèles? De vos listes de contacts?
L’ensemble de vos réponses permettra de définir vos critères d’évaluation et leur pondération, c’est-à-dire leur importance relative.
2. Définir et pondérer ses critères d'évaluation
Quels éléments sont importants pour vous? Voici un petit aide-mémoire des éléments généraux à préciser.
Langue de l’interface
Au Québec, les logiciels installés sur les postes de travail du personnel doivent être en français, sauf si leur version française n’existe pas. Pour plus de détails, consultez le texte de l’Office de la langue française.
Disponibilité du service à la clientèle
Évaluez les plages horaire, mais aussi la réactivité et les canaux de communication offerts (chat, courriel, téléphone). En cas de besoin, aimeriez-vous parler à une «vraie» personne?
Modalités d’hébergement des données
Où sont hébergées vos données? Quelle est la fréquence des sauvegardes? Est-ce possible de récupérer vos données en cas de problème? Il nous est déjà arrivé, avec le compte gratuit MailChimp d’un client, que le fournisseur interrompe unilatéralement le service parce que notre contenu – des nouvelles sur l’industrie des sciences de la vie – était jugé inapproprié. Les démarches entreprises auprès du fournisseur américain pour prouver le contraire puis récupérer les gabarits et les listes de données se sont toutes avérées infructueuses (et chronophages).
Traitement des images
Certains fournisseurs offrent des banques d’images gratuites intégrées. C’est non seulement bien pratique pour favoriser le respect des droits d’auteur, mais aussi pour gagner en professionnalisme et en efficience. Certains outils recadrent aussi automatiquement les images au format choisi. S’ils ne le font pas, vous pouvez explorer Canva.com, un bijou pour faire des visuels professionnels facilement.
Prise en charge de la gestion des consentements selon la Loi C-28
Avoir des données enregistrées quelque part est une chose; avoir un outil qui aide à gérer adéquatement les types de consentement et leur validité en est une autre.
Possibilité d’exporter ou d'extraire ses contacts en format Excel
Cette fonction est utile pour faire des sauvegardes de vos bases de données et pour limiter votre dépendance au fournisseur, d’autant plus que ces données vous appartiennent.
Tarification
Si vous optez pour la gratuité, assurez-vous d’avoir un plan B pour vous réorganiser rapidement en cas de bris de service. Pour les versions payantes, portez attention à la façon dont le nombre de contacts est comptabilisé et au nombre d’envois.
Évaluation des résultats
Est-ce que les données disponibles vous conviennent? Est-ce que les rapports peuvent être générés pour des périodes précises ou non?
Potentiel et agilité
Ici, il est question des possibilités offertes en termes d’intégration (est-ce que des passerelles existent déjà avec vos autres outils ou est-il possible d’en créer?), d’automatisation et de développement des fonctionnalités. En d’autres mots, est-ce que l’outil pourra suivre l’évolution des pratiques de votre organisation et les avancées technologiques?
Achat responsable
Si cet aspect est important pour vous, comme il l’est pour nous, vous pourrez vous renseigner davantage sur le profil du fournisseur pour savoir s’il opère au Québec et s’il adopte des pratiques responsables.
3. Analyser les options et faire son choix
Créer une grille comparative peut être utile pour analyser les différentes options. Au Québec, deux organisations offrent le service d’envoi de masse par courriel : Le Courielleur et CyberImpact. Sinon, il est aussi possible d’utiliser Zoho Campaign, qui offre une interface francophone, et Outlook (voir ici comment faire).
Cet article a été rédigé par Catherine Lamontagne..